O Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina de Marília – HCFAMEMA vem se destacando, frente outras autarquias de saúde do Estado de São Paulo (HC-FMUSP/SP, HC-FMUSP/RP, HC-FMB), no processo de elaboração da tabela de temporalidade de documentos das atividades-fim. A ação é muito importante para uma gestão eficaz dos documentos na plataforma SP Sem Papel, certificando que toda produção permaneça armazenada de forma eficiente e segura, dentro do prazo de permanência para arquivo.
Desenvolvido por nossa Comissão de Avaliação de Documentos e Acesso (CADA), o trabalho chamou atenção do APESP, que convidou o HCFAMEMA para compartilhar sua experiência em um evento organizado sobre gestão de documentos, por videoconferência, na manhã de quarta-feira, dia 28 de abril, com representantes das quatro autarquias.
Participaram do evento a Superintendente do HCFAMEMA, Dra. Paloma Libanio, a coordenadora da CADA e responsável pela Gerência de Gestão Documental, Mariana Micena Silva Tamborim, além da Administradora de Área, Rosana Alves Lima. A Dra. Paloma foi responsável por fazer a abertura do evento e juntas puderam apresentar as condutas adotadas para chegar à atual fase do processo, contribuindo com as outras autarquias no desenvolvimento dessa importante ferramenta de gestão.
“O encontro possibilitou que o nosso conhecimento sobre Gestão Documental fosse compartilhado, mostrando que mesmo sendo a Autarquia Estadual de Saúde mais recente do estado, já temos muito a ensinar. O agradecimento especial vai à competente equipe da CADA”, disse a Superintendente do HCFAMEMA, Dra. Paloma Libanio.
Para Mariana, o empenho da CADA é resultado do envolvimento direto da gestão do HCFAMEMA nas atividades de elaboração e readequação dos novos procedimentos. “O apoio da Superintendência, trabalhando em parceria direta com as áreas envolvidas, permitiu a participação e cooperação de todos os atores, contribuindo para que pudéssemos avançar rapidamente, conquistando o reconhecimento do APESP”, disse ela.
“Fiquei muito feliz por ser convidada a participar da reunião das CADAs dos HCs. É muito bom ser reconhecido pelo trabalho realizado e servir de referência a outras instituições. Se pudermos contribuir com nossas experiências, estamos de braços abertos”, disse Rosana.
O Arquivo Público do Estado de São Paulo (APESP) completou 129 anos de existência com a responsabilidade de preservação e organização de documentos que registram a história de São Paulo e do Brasil desde o século XVI. Criado em 1892 e vinculado à Secretaria de Governo, é um dos maiores arquivos públicos brasileiros, atrás apenas do nacional, responsável pelo desenvolvimento e coordenação da política estadual de arquivos e da gestão, preservação e garantia de acesso aos documentos públicos de interesse da sociedade.